Чем раньше вы реагируете на просроченные счета, тем лучше. Чем старее счет, тем сложнее получить его оплату. Для начала лучше позвонить должнику по телефону, чем отправить ему письмо. На письмо можно не ответить или сделать вид, что оно не получено. А когда вы застали должника по телефону, ему некуда деться и нужно как-то объяснить, почему счет не оплачен. Перед звонком надо подготовиться и заранее подумать о том, что вы скажете. Лучше держать под рукой все необходимые документы. Нужно четко представлять цель своего звонка. Вы не звоните, чтобы поговорить о погоде. Вы звоните, чтобы получить оплату. Об этом и надо говорить. Если телефонные звонки не дают результата, следующий шаг – отправить должнику юридически грамотно составленную претензию-предупреждение. Вы можете составить такое письмо сами или попросить своего юриста. Цель претензии – дать понять должнику, что телефонные звонки закончились, вы не отступите и у вас серьезные намерения получить все, что он вам должен. Претензия должна содержать ссылку на основание возникновения долга (договор, счет, накладная, другие документы). Укажите дату, до которой вы ждете оплату, и ваше следующее действие, если оплата к указанной дате не будет получена. Этим действием может быть обращение к юристу, в фирму по взысканию долгов или в суд. Если долг по-прежнему не оплачен, следующий шаг – обратиться к юристу. Должник не воспримет вас и на половину также серьезно, как воспримет вашего юриста. Расскажите юристу о ваших взаимоотношениях с этим клиентом. Скорее всего, вы больше не желаете иметь с ним никаких дел, а просто хотите получить то, что он вам должен. Но возможно вы хотите сохранить с ним отношения и не потерять его как клиента. От этого будет зависеть, какой стиль выберет юрист для общения с должником. Теоретически сценарий сбора долгов совсем не сложный. Звоните клиенту, как только он просрочил платеж. Если это не помогает, отправляете ему письмо, в котором предупреждаете должника, что если он не заплатит, дело будет передано юристу. Если и это не помогает, действительно обращаетесь к юристу. Однако на практике не все так просто. Вы звоните клиенту – он выражает искреннее удивление, что счет еще не оплачен, и обещает незамедлительно его оплатить. Конечно, вы ему верите. Проходит время, счет все также не оплачен. Вы отправляете ему письмо, - он тут же звонит с веской причиной, почему счет не оплачен. И продолжает звонить с обещаниями. Где-то он вам симпатичен, и вы откладываете более решительные действия. И не успеваете заметить, как проходит полгода, а счет все также не оплачен. Зачастую сложно определить тот момент, когда необходимо занять твердую позицию и больше не уступать. Тактика собирания долгов во многом зависит от взаимоотношений с должником (насколько важен для вас этот клиент) и от причины, по которой он не платит. Одно дело, если он просто не получил ваш счет, и совсем другое, - если он и не думает платить вам. Если одним должникам нужно высказать довольно строгое требование заплатить, то другим необходимо лишь напомнить. Слишком агрессивная тактика может повредить вашим взаимоотношениям с клиентами. Например, клиент просрочил платеж на неделю, и вы уже грозите ему судом. Понятно, что так можно растерять всех клиентов. Трудная ситуация, когда у вас есть один главный клиент, который покупает большую часть ваших товаров или услуг. Такой клиент требует особо подхода. Особенно если ваши услуги он может получить и в другом месте. С таким клиентом лучше разбираться лично, не обращаясь к юристам (безусловно, если такой клиент не платит вообще, у вас просто нет другого выхода).
Великолепные «отмазки»
должник будет использовать все возможные и невозможные «отмазки», чтобы хоть как-то оттянуть срок платежа. Важно научиться распознавать такую тактику, чтобы вовремя понять, что у должника финансовые проблемы и предпринять решительные шаги, пока еще не поздно. Отговорки могут быть очень умелыми и не всегда возможно сразу определить, что должник просто тянет время. Приведу несколько наиболее эффектных «отмазок». Их стоит принять во внимание, если должны вы, и, вам нужно отложить платеж на несколько недель. Но сделать это нужно так, чтобы кредитор ничего не понял, иначе вы потеряете свою репутацию. Итак, первая. Обещание перечислить деньги. Позвонить кредитору и сказать, что перечислите деньги не позднее, чем (назвать как можно более позднюю дату). Когда этот день наступит позвонить кредитору снова и сказать, что вы уже выписали платежку и сейчас отправите ее в банк. Перезвонить еще через два дня и извиниться, что забыли это сделать, но заверить, что отправите платежку прямо сейчас. Позвонить кредитору еще через три-четыре дня и поинтересоваться, получил ли он деньги. Затем звонить каждый день с тем же вопросом. В конце концов (день на десятый), сказать, что сегодня лично пойдете в банк разобраться, что случилось с платежом. Разумеется, на выяснение потребуется время. Платить новые счета, не оплачивая старые. Когда кредитор позвонит, чтобы выяснить, почему не заплачен старый счет, - удивиться и ответить, что ваша компьютерная программа (очень удобно сваливать вину на компьютер) всегда выводит к оплате сначала более ранние счета. вы разберетесь. Только это займет какое-то время. Недели три. Высказать сомнения в правильности счета. Вы только что получили счет, и он вам не понятен. Попросить письменные разъяснения, что вошло в стоимость. Кредитору потребуется время, чтобы разобраться в ситуации, подготовить и отправить вам разъяснения. И конечно вам потребуется несколько недель, чтобы изучить то, что вы получили. Еще более изысканно – когда получили разъяснения, позвонить и пожаловаться, что вы до сих пор ничего не получили – «Вы что не хотите, чтобы я заплатил вам?». Когда получите еще раз, позвонить и сказать, что теперь вы наконец-то получили документы и просмотрите их на выходных. Вариант – документы просмотрит ваш юрист. Он вернется из отпуска через две недели. Противоядие против всех «отмазок» только одно – простое и эффективное. Всегда требовать конкретную сумму не позднее какой-то даты. Один раз, достигнув соглашения с должником, что счет будет оплачен конкретного числа, больше не принимайте никаких оправданий. Требуйте, чтобы счет был оплачен именно в этот день и ни днем позже. Звоните, факсуйте, пишите письма – не давайте должнику покоя. Сообщите, что вы не играете в игры. Если дано обещание, его надо выполнять.
Как в дальнейшем обеспечить своевременную оплату счетов
Письменно оформляйте сделки. Все знают, что это надо делать. Но почему-то на практике очень часто или забывают об этом, или на это не хватает времени. И вспоминают, что письменного договора нет и никаких других документов тоже нет только тогда, когда возникает проблема с платежом. Без письменного подтверждения сделки очень сложно доказать что-то и требовать оплату. Если только у вас нет свидетелей, которые могут подтвердить, что сделка действительно была, и вы со своей стороны выполнили все обязательства, ситуация будет – ваше слово против слова клиента. Как минимум должно быть письменное соглашение о том, какие услуги оказаны или товары поставлены, их стоимость, срок выполнения обязательств и сроки платежа.
Требуйте предоплату. Даже если обычно вы работаете без предоплаты, в определенных случаях может быть разумным требование аванса. Например, если вы первый раз имеете дело с этим клиентом и ничего не знаете о нем. Или выполнение обязательств требует с вашей стороны значительных расходов. Если клиент не собирается вас «кинуть», у него есть деньги и вполне серьезные намерения заплатить вам, его не отпугнет ваше требование аванса. А если нет, нужен ли вам такой клиент?
Вы можете попросить у клиента предоставить дополнительную гарантию оплаты в виде поручительства (гарантийного письма) третьего лица. В случае проблемы с платежом у вас будет возможность требовать оплату как у должника, так и у гаранта. Важно – чтобы поручительство имело юридическую силу, оно должно быть оформлено в письменной форме. Просто устное обещание – «Да, в случае чего я оплачу этот счет за должника» – не годится. В гарантийном письме как минимум должны быть указаны данные должника и кредитора, обязательство, выполнение которого гарантируется, и указание на то, гарантируется ли оплата в полном размере или только частично. Если такого указания нет, то считается, что обязательство гарантируется в полном размере. Но если поручитель ограничил свою ответственность определенной суммой, то с него только эту сумму и можно будет требовать. Например, поручитель может указать, что он гарантирует только основную сумму долга, не включая проценты или неустойку.
Оплата по частям. Если выполнение работы занимает довольно продолжительное время (два-три месяца и дольше), можно рекомендовать разбить оплату на несколько частей. Например, одна треть общей суммы платится сразу, еще треть – когда выполнена половина работы, и последняя треть – когда закончена вся работа. Так вы контролируете ситуацию, и если клиент не производит очередной платеж, вы сможете приостановить дальнейшее выполнение работы. Если клиент так и не заплатит полностью, вы получите хотя бы какую-то часть.
Неустойка за просроченный платеж. Еще один способ, как заставить клиентов платить вовремя. Обычно неустойка устанавливается как процент от просроченного платежа за каждый день просрочки. Размер неустойки должен быть указан в письменном договоре. Например, «за платежи, произведенные позднее указанной в счете даты оплаты, начисляется неустойка в размере __% от просроченной суммы платежа за каждый день просрочки». Можно также установить возрастающий размер неустойки. Например, первые пять дней просрочки неустойка составляет 0,5% в день, а начиная с шестого – 1%.
Задаток. Данная форма обеспечения договора является подтверждением заключения договора и обеспечением его исполнения. Соглашение о задатке обязательно должно быть заключено в письменной форме и может быть выражено как в денежной форме, так и в имущественной. При данной форме обеспечения следует иметь в виду, что если в дальнейшем осуществление сделки стало невозможным по вине стороны давшей задаток, то сумма задатка остается у другой. Если же сделка не осуществилась по вине стороны получившей задаток, то он возвращается в двойном размере.
Удержание. Данный вид обеспечения обязательства является относительно новым в гражданском законодательстве. При удержании лицо, обязанное передать или возвратить вещь, может удерживать ее до тех пор, пока кредитор не возместит ему необходимые и полезные расходы, произведенные в связи с этой вещью, и причиненные убытки. Удержание может обеспечивать и требование, хотя и не связанное непосредственно с удерживаемой вещью, но основывающееся на обязательстве, сторонами которого являются коммерсанты. Право удержания прекращается в случае, когда вещь переходит во владение должника или обладателя прав в отношении нее, если лицо, удерживающее вещь, не приобретает ее вновь по тем же правовым основаниям, то есть, например, если он ее не купит или получит на основании другого договора.
Думаю, что данные советы будут полезны, поскольку все примеры приведены из исходя из многолетней юридической практики и позволят избежать проблем и недоразумений в предпринимательской деятельности и существенно нормализовать отношение со своими контрагентами. |
